بوروکراسی رقصان

بوروکراسی رقصان: چرا نظامهای تعالی و مدیریت کیفیت فراگیر (مثل ایزو ) در ژاپن جواب میده و اینجا گاها خیر؟

بسیاری از نظامهای مدیریتی در کشورمان از الگوهای ژاپنی الهام گرفته است (مثل ایزو). اما چرا اونجا جواب میده و اینجا گاها خیر؟ براش فرضیه دارم بخصوص که دو سال در گروه بهمن هم با ژاپنی ها کار کرده بودم و از نزدیک، رفتار کاری اونها رو دیده بودم. پاسخ را در یک کلمه، می توانم بیان کنم. چیزی که خودم اسمش را گذاشته ام : بوروکراسی رقصان !

در یک تعریف عام، هرچیزی که از جنس داکیومنت و مستند باشه رو میتونیم بگیم بوروکراسی. با این حساب، شاید کشور و سازمانهای ژاپنی، بسیاااااار بوروکرات تر از ایران باشن. اما چرا اینجا بوروکراسی آزاردهنده و ناکارامد میشه و اونجا اثربخش؟ چرا ایزو در اونجا سازمانهاشون رو متحول کرده و اینجا فقط شده دکور ؟ بوروکراسی رقصان.

از جلسات با ژاپنی ها یادم میاد که همیشه از ما می خواستند حتما بیزنس پلن رو بصورت پاورپوینت یا داکیومنت تهیه کنیم و از شفاهی گفتن بیش از حد، پرهیز کنیم. وقتی هم در جلسه حضوری، پلن یک اپسیلون (جزئی)، تغییر می کرد فرداش داکیومنت اصلاحی برامون می فرستادن. یعنی: همیشه آنچه مستند بود انجام می دادند و آنچه که انجام می دادند نیز مستند می کردند.

اینجا ما یک داکیومنت تهیه می کنیم و می خواهیم سه سال رویش سوگند یاد کنیم و تغییرش ندهیم زیرا انگار نوشتن برایمان خیلی سخت است ؟ از طرفی، متاسفانه یک نگرش اشتباه دیگر هم وجود دارد. وقتی چیزی را مستند می کنی، افراد احساس می کنند می خواهی بعدا از آنها مچ گیری کنی ! (غلط گیری کنی). اینجا می گن مچگیری اما ژاپنی ها بهش می گن: عدم انطباق ! (و بخاطر این حس منفی که ما از تبادل داکیومنت داریم رو ندارن. در نهایت می گن یک عدم انطباق رخ داده و باید اصلاح بشه)
نوشتن آنقدر خوب است که حتی در روانشناسی، شاخه ای وجود دارد بنام نوشتار درمانی. و ایزو و تعالی، یعنی فرهنگ مستندسازی و گزارش نویسی. بنظرم حتی بسیاری از کارشناسان ما که یکی از وظایف اصلی شان مستندسازی و گزارش نویسی است، این مهارت را بخوبی بلد نیستند و حتی ظاهر گزارش (صرفنظر از محتوای آن)، با اصول زیبایی شناسی همراه نیست. (فونت های عجق وجق و …)

بنظرم یا ایزو و غیره رو کنار بگذاریم یا به فرهنگ آن پایبند باشیم. فرهنگ ایزو، فرهنگی از جنس مستندسازی مستمر است. از جنس بوروکراسی رقصان.